Project Support Officer

Description

Om het departement Business Development te versterken, zijn we voor de afdeling Build & Projects op zoek naar een Project Support Officer (M/V/X).

In deze rol ondersteun je de (Senior) project managers bij start up van bouwprojecten en administratieve opvolging vanaf de studie tot en met de verwezenlijking van de projecten. Begeleiding, coördinatie, logistieke ondersteuning, administratie, document beheer en financiële opvolging van complexe bouwprojecten/werven teneinde deze binnen het vooropgestelde budget en termijn te laten opleveren.

 

Responsibilities

Algemene projectbegeleiding en ondersteuning

  • Contactpersoon voor zowel interne als externe stakeholders (leveranciers, procurement, legal...)
  • Opstelling en actualisering van het administratieve gedeelte van de bestekken.
  • Advies en ondersteuning aan (S) Project Managers met betrekking tot de contractuele bepalingen van de bestekken.
  • Organisatie en beheer van de contractuele uitwisselingen met bedrijven/aannemers, het opstellen van officiële correspondentie.
  • Organisatie van plaats- en werfbezoeken, expertises e.a.
  • Ondersteuning en opvolging van het uitwisselingsplatform  (bijv. Bricsys, Bim 360, ..). respect voor de archiefstructuur en de naam van documenten, toegang en workflow management, ...
  • Opstellen van vergadernota’s, processen verbaal tijdens vergaderingen/ werfvergaderingen en opvolging hiervan.

​​​​​​​

Financiële opvolging

  • Ondersteuning bij en opvolging van het financiële projectbeloop, in het bijzonder purchase orders, receiving, facturatie, verrekeningen, vorderingsstaten, voortgangsverslagen, dagboek der werken, weerverlet dagen, forecast, Planview,  enz. Rapportering naar de (sr.) projectmanager over de status.
  • Ondersteuning bij en opvolging  van het Opex budget van het departement.

​​​​​​​

Administratieve ondersteuning van het departement (+/- 30 medewerkers)

  • Organisatie van de administratieve ondersteuning van het Departement.
  • Organisatie en opvolging van de staff meetings, SPM meeting, ....
  • Opvolging van HR aangelegenheden voor het Departement (intern en consultants), zoals prestatieregistratie, verlofplanning, opleidingen, enz.
  • Organiseert de monitoring van capaciteitsplanning en maak regelmatig rapportering daarover.

Skills

​​​​​​

  • Kennisniveau Bachelor – eventueel in een juridische context
  • 5 jaar relevante ervaring als administratieve ondersteuningen binnen werven en/of bouwprojecten
  • Grondige kennis van het beheer van projecten (a-z)
  • Sterke communicatieve vaardigheden en leiderschap
  • Klantgericht
  • Grondige kennis van Microsoft Office tools en specifieke project gerelateerde applicaties (o.a. AutoCAD, LetsBuild, Bricsys, …)
  • Kennis van het luchthavengebeuren is een plus
  • Grondige gesproken en geschreven kennis van de tweede landstaal en van het Engels
  • Je beheerst het Nederlands of het Frans. Je hebt een goede passieve kennis van de tweede landstaal en het Engels en je kan je in beide talen verstaanbaar maken 

Benefits

Salary package

Voor deze functie kom je als project manager vast in dienst.

Bij de klant werk je in een wereld op zich, vol nieuwe kansen en boeiende uitdagingen. Je komt terecht in een unieke en inspirerende omgeving, die jouw talenten vleugels geeft.

Ze geloven sterk in een ‘hybrid way of working’ waarin thuiswerk wordt afgewisseld met werken op kantoor. Je geniet tevens van flexibele werkuren waardoor je moeiteloos de juiste balans vindt tussen werk en privé.

Naast een aantrekkelijk salarispakket worden ook heel wat niet-financiële voordelen aangeboden. Wat dacht je van een top-notch verzekeringspakket, kortingen op luchthavendiensten, maaltijdcheques en een mobiliteitspakket?  

APPLY FOR A JOB

ID
BRR22525

You are about to apply for the job "Project Support Officer".