Knowledge & Documentation Management Lead

Description

Rôle de Lead en gestion de la connaissance et en gestion documentaire

Notre client souhaite améliorer sa gestion de la connaissance et sa gestion documentaire. Le but est d’accompagner les différentes Directions en vue d’améliorer cette gestion, tout en tenant compte de leur situation et maturité spécifiques dans ces domaines.
L'entreprise est donc à la recherche d’un lead en gestion de la connaissance et en gestion documentaire. Il amènera du support pour régulariser les différentes situations, donnera la guidance et expliquera la gouvernance de base au niveau de la gestion de la connaissance et de la gestion documentaire.

Tâches

A partir d’une gouvernance de base et d’une méthodologie simple, et pour les aspects « outil », en étroite collaboration avec l’IT, il devra fournir des solutions pratiques dans plusieurs domaines spécifiques :

Outils

  • Quels-sont les différents types de SharePoint disponibles, et comment les utiliser ?
  • Comment stocker ma documentation dans un support technique performant ?
  • Mon SharePoint actuel doit-il faire l’objet d’une migration ? Et si oui à qui m’adresser ?
  • Comment utiliser Teams pour le partage des documents d’équipe ?
  • Quelles-sont les formations disponibles sur les outils utilisés ?
  • Comment gérer les droits d’accès ?
  • Etc.

Plan de Documentation

  • Comment réaliser un Plan de Documentation ?
  • Comment assurer le suivi de mon Plan de Documentation ?
  • Quels-sont les critères de qualité et les moyens de vérifier qu’ils sont respectés ?
  • Dois-je respecter une ou plusieurs normes ISO ?
  • Quels-sont les Templates disponibles pour ma documentation ?
  • Comment structurer l’information inter-équipes au sein d’une même Direction ?
  • Etc.

Gestion de la connaissance

  • Pourquoi le gestion de la connaissance est-elle importante pour mon service et l'entreprise en général ?
  • Quels sont les risques si la connaissance n’est pas gérée correctement ?
  • Quels-sont les assets de connaissance prioritaires, c’est-à-dire ceux présentant le plus de valeur en termes de gestion de connaissance ?
  • Où puis-je trouver les informations pratiques en gestion de la connaissance / de gestion documentaire ?

Gouvernance

  • Comment appliquer la gouvernance pour la gestion de mes documents en équipe ?
  • Comment suivre la méthodologie et comment mettre en place les différentes étapes de validation, publication, archivage, etc. ?
  • Comment assurer le suivi de cette gouvernance et méthodologie ?
  • Etc.

Métadata & taxonomie

  • Comment optimiser la recherche de mes documents ?
  • Qu’est-ce qu’une métadonnée ? A quoi cela peut-il servir ? Et comment les utiliser ?
  • Quelle est la gouvernance relative aux métadonnées ?
  • Quel est le lien entre les métadonnées et les données brassées par mon équipe / ma Direction (lien avec le modèle d'information de l'entreprise) ?
  • Etc.

Modélisation de processus

  • Pourquoi modéliser mes processus ?
  • Modélisation en As Is ou en To Be ?
  • A qui m’adresser pour cette modélisation ?
  • Quel est l’effort minimal à fournir par mon équipe pour rendre la modélisation possible ?
  • Y a-t-il des formations disponibles pour la modélisation de processus ?
  • Quel est le lien entre la modélisation de processus et les instructions, procédures, etc. ?
  • Etc.

Livrables attendus

  • Elaboration d’une gouvernance et d’une méthodologie de base sur différents axes (outils, etc.)
  • Fiches pratiques sur les sujets importants en matière de gestion de la connaissance / de gestion documentaire
  • Elaboration d’un site mettant à disposition les informations pratiques en gestion de la connaissance / de gestion documentaire (tips & tricks, fiches pratiques, personnes de contact, How To, formations disponibles, best practices, etc.)
  • Communications régulières sur le sujet (mails spécifiques ou intégration dans des communications déjà existantes)
  • Sur base d’objectifs clairs et partagés, analyse et suivi des jalons atteints par chaque équipe / Direction dans ces matières spécifiques (maturité niveau outil, niveau gouvernance, niveau Plan de documentation, niveau documentation de processus, etc.)
  • Présentation d’un rapport régulier (avec KPI’s concrets par domaines) sur l’évolution de la gestion de la connaissance / gestion documentaire 
  • La roadmap globale
  • Les processus qui soutiennent cette gestion de la connaissance
  • Le plan de transition vers les métiers

Compétences attendues

  • Expérience d’au moins 3 ans en project management
  • Bonne vision et expérience de la gestion de la connaissance / de la gestion documentaire
  • Aptitudes pédagogiques pour expliquer, conseiller, guider…
  • Capacité de synthèse sur les différents sujets
  • Capacité à présenter l’information de façon pratique et facile à utiliser (fiches, aides, processus, etc.)
  • Capacités de communication, de rédaction, etc.
  • Expérience Sharepoint (structurer, gérer et mettre à jour régulièrement,…)
  • Être capable de travailler en mode agile et en mode itératif
  • Français courant et anglais

APPLY FOR A JOB

1829

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Job specifications

ID
1829
Duration
20/02/2023 - 20/08/2023
Location
Hainaut
Type
Freelance