Modalités de la mission
Dans le cadre de ses activités, le client est à la recherche d’un Expert SharePoint Online – UX/UI Design System - GED.
Il s’agit d’une mission à temps plein dont la durée est estimée à 1 an (avec possibilité de prolongation) et qui débutera idéalement le 1er mars 2023.
Une partie de la mission peut, en concertation avec le responsable, se faire en télétravail mais une présence sur le site de Gosselies de minimum 3 jours par semaine est obligatoire. Des jours supplémentaires de présence sur site peuvent éventuellement être demandés au consultant, en fonction des besoins du service (de manière ponctuelle). Le site de Gosselies n’étant pas facilement accessible en transports en commun, la possession d’un permis de conduire et d’un véhicule sera obligatoire pour les déplacements.

Contexte de la mission
• La majorité des informations liées à l’IT sont actuellement hébergées sur des sites hébergées sur le Framework Sharepoint 2013.
• Le retour utilisateur montre que la structuration de l’information n’est ni claire, ni intuitive.
• Il est difficile de retrouver rapidement la documentation recherchée car celle-ci est diffusée sur plusieurs Repositories différents.
• L’information n’est donc pas centralisée, est parfois obsolète, voir dupliquée.
• Selon l’endroit où l’utilisateur se trouve, il est confronté à un Design System spécifique. Il n’y a donc pas de respect de norme commune et donc l’expérience utilisateur s’en fait ressentir.

Objectif
L’objectif se décline en quatre cibles distinctes qui devront être adressés en parallèle durant cette mission :
(1) Refonte de l’architecture de l’information liée au fond documentaire IT.
(2) Refonte du modèle de présentation de l’information.
(3) Mise en œuvre d’une gestion documentaire liée au fond documentaire IT.
(4) Support technico/opérationnel sur les solutions mise en œuvre et support aux utilisateurs.Tâches principales

Livrables attendus :
1. Refonte de l’architecture de l’information liée au fond documentaire IT
• L’architecture de l’information devra être revue et devra être agnostique par rapport à l’organisation de la direction informatique.
• Cette architecture sera basée sur les principes fondamentaux ITIL4.
• Etant donné que la migration des sites hébergés sur le technologie Sharepoint 2013 est en cours et devrait être finalisée pour début Q2 2023, aucune action n’est prévue sur cette technologie. A l’exception des informations pertinentes se trouvant sur l’intranet dans la section « Support IT » hébergées sur Sharepoint 2013 qui devront être transférées dans la nouvelle structure de l’information.
• Il sera plus que probablement nécessaire de rassembler la totalité des Sites IT dans un seul et même Repository (Hub ou autre). Cette question sera débattue lors de la phase d’initiation du projet avec l’équipe du clientI&O chargée de l’administration et du support des solutions Office 365 au sein du client.

2. Refonte du modèle de présentation de l’information.
• La façon d’exposer le contenu devra se concentrer sur l’amélioration de l’expérience utilisateur.
• Le Design système devra être unique pour l’ensemble des sites IT et directement inspiré de la charte graphique du client et de l’identité visuelle du client.
• Le consultant devra prouver son expérience et expertise dans les domaines UX/UI.
• Les sites Sharepoint Online seront mis en œuvre exclusivement dans la version Moderne et non Classique.
• Nous serons amené à proposer des hypothèses de travail, à les tester et les valider avec l’aide d’utilisateurs clés (ou Personae). Ceux-ci seront identifiés dans la phase d’initiation du projet.
• Il sera également important de concevoir une structure organique et intuitive qui regroupera la galaxie des Sites IT afin de faire le lien avec la Gestion Documentaire et plus précisément le moteur de recherche lié à Sharepoint Online, c’est-à-dire Search Query Tools v2.8.6 (Github).
• Les aspects de confidentialité, d’accès aux données et au contrôle de diffusions de l’information feront parties des contraintes à prendre en compte durant le projet.
• Il sera impératif de respecter et de limiter les développements uniquement aux fonctionnalités et contraintes de la technologie Sharepoint Online (version moderne). Les développement spécifique seront proscrits. Cette contrainte devra faire partie des Best Practices et de la gouvernance d’utilisation de Sharepoint Online (Version moderne).
• Les règles d’ergonomie devront être prise en compte, y compris les règles d’accessibilité

3. Mise en œuvre d’une gestion documentaire liée au fond documentaire IT.
• Il sera important de concevoir une structure organique en plus de la structure hiérarchique des données.
• La gestion documentaire liée au fond documentaire IT s’inscrit dans une stratégie Corporate. Stratégie qui devrait être validée en Q1 2023.
• La gestion documentaire Corporate se basera sur le modèle d’information d’entreprise (MIE) propre au client et sera agnostique par rapport au modèle organisationnelle et opérationnel des différentes directions qui composent la société.

4. Support technico/opérationnel sur les solutions mise en œuvre et support aux utilisateurs
• Le consultant devra assurer les tâches de support technico/fonctionnel aux utilisateurs une fois que les solutions seront mises en place (En production).

Redevabilités générale de la mission :
Les mises en production devront faire l’objet d’un plan transition et de communication afin de s’assurer que le changement soit opéré de la meilleure façon possible au sein des équipes concernées. Nous devrons aller chercher une haute adhérence. Notre responsable communication au sein de l’IT travaillera en binôme avec le consultant afin d’assurer les tâches liées aux questions de communication.

La documentation est une redevabilité clé de cette mission. Le consultant devra assurer le transfert de connaissance aux personnes concernées.
La documentation touchera les sujet d’architecture, de support ainsi que tout autre sujet structurant assurant le bon fonctionnement des solutions mises en place.
La réversibilité devra être explicite et totale et conditionnera la qualité des livrables.

• Afin d’affiner les besoins et identifier les contraintes liés à l’exécution de cette mission, il sera nécessaire d’organiser des Workshops avec plusieurs services IT. Le but étant de tirer profit de l’intelligence collective.
Liste des services IT concernés:
o CIO Office
o Information Security Office
o Delivery
o Infrastructure and Operations
o Service Delivery Management
o Project Management
o Architecture

Profil recherché
• Le profil recherché devra être capable d’assurer les tâches relatives à la structuration et à la mise en œuvre de solutions hébergées sur la technologie Office 365 / Sharepoint Online. Il devra également opérer le système et garantir un support technico/fonctionnel de qualité aux utilisateurs durant toute la durée de la mission.
• Profil requis :
o Expert Sharepoint Online
o Maitrise des concepts UX/UI
o Maitrise dans la conception d’intranet.
o Expertise prouvée dans la mise en œuvre d’une gestion documentaire sur Sharepoint Online
o Expérience démontrée dans le gestion de la conduite du changement.
o Très bonne maitrise des notion d’analyse métier.
Sera capable d’avoir une vue hélicoptère tout en plongeant dans l’implémentation technique et garantir le support technico/fonctionnel aux utilisateurs.
• Afin d’affiner les besoins et identifier les contraintes liés à l’exécution de cette mission, il sera nécessaire d’organiser des Workshops avec plusieurs services IT. Le but étant de tirer profit de l’intelligence collective.
Liste des services IT concernés:
o CIO Office
o Information Security Office
o Delivery
o Infrastructure and Operations
o Service Delivery Management
o Project Management
o Architecture
Les compétences techniques recherchées et les niveaux de séniorité associés sont repris dans la rubrique compétences de Connecting Expertise.
D’un point de vue compétences "soft skills", il est attendu du consultant qu’il soit/ait:
• Autonome,
• Capable de travailler en équipe
• Une très bonne capacité à communiquer